Pengelolaan sebuah kantor hukum bukanlah tugas yang mudah. Anda tidak hanya berurusan dengan ekspektasi klien yang menuntut, Anda juga menangani tuntutan finansial, etika, dan administratif untuk menjaga dan menjalankan kantor hukum Anda. Manajemen kantor hukum yang efektif adalah kunci untuk profitabilitas dan umur panjang dari praktik hukum. Tanpa itu, tugas dan tanggung jawab yang diperlukan bisa tidak terpenuhi, yang mengarah ke tantangan keuangan dan etika.
Baca Juga:
Cara Memulai Kantor Hukum Sendiri, Berikut Hal-Hal yang Harus Dipersiapkan
Keberhasilan pengelolaan sebuah kantor hukum ditandai dengan beberapa ciri khusus, yang kami uraikan sebagai berikut:
Kepemimpinan yang Efektif
Sukses dimulai dari atas. Setiap anggota / associate di kantor hukum meminta bimbingan kepada pimpinan kantor tentang bagaimana berperilaku ketika di kantor dan dihadapan klien. Pemimpin kantor perlu memberikan contoh positif untuk diikuti oleh pengacara dan anggota staf tingkat bawah. Baik memimpin rapat staft atau berbicara dengan klien, para pemimpin perusahaan terus-menerus diawasi dan ditiru.
Kepemimpinan yang tidak efektif dan tidak kompeten dapat memiliki efek yang sangat negatif pada seluruh perusahaan, yang menyebabkan masalah seperti:
- Tingkat Pergantian Staf Yang Tinggi
Kepemimpinan yang buruk sering membuat karyawan merasa tidak puas dan tidak didengar. Daripada berurusan dengan lingkungan yang negatif, mereka memilih untuk pergi bekerja di tempat lain. Tingkat turn-over yang tinggi bisa merugikan kantor hukum Anda. Anda kehilangan pengalaman dan pengetahuan yang berharga, disisi lain Anda juga harus mengeluarkan uang ekstra untuk merekrut dan melatih karyawan baru. - Hubungan Klien yang Buruk
Manajemen kantor yang buruk meluas ke hubungan klien. Ketika pemimpin tidak memberikan pengawasan yang memadai kepada pengacara atau memperhatikan tingkat layanan yang diberikan, pengacara dan anggota staft mungkin gagal memenuhi tanggung jawab mereka kepada klien. Panggilan telepon mungkin tidak terjawab dan janji penting mungkin terlewatkan. Hubungan klien yang buruk dapat berarti akhir dari praktik hukum. - Kurangnya Arah yang Tegas
Arahan datang dari atas. Bagian dari peran kepemimpinan adalah menciptakan tujuan bagi perusahaan dan mengembangkan jalur untuk memenuhi tujuan jangka panjang tersebut. Lagi pula, jika Anda tidak tahu ke mana Anda pergi, bagaimana Anda bisa pergi ke mana pun?
Dukungan Administratif
Kantor hukum sama bergantungnya pada tugas administratif seperti halnya pada masalah klien. Harus ada orang dan proses untuk memastikan bahwa tanggung jawab administratif ditangani secara tepat waktu, akurat, dan efisien. Ini memerlukan perekrutan anggota staf pendukung yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang memadai untuk menangani tugas-tugas yang diberikan kepada mereka. Anda juga ingin memastikan bahwa anggota staft memiliki temperamen yang sesuai dengan budaya kantor Anda. Manajer kantor hukum yang efektif memahami bahwa staft administrasi yang tepat adalah aset berharga bagi praktik hukum mereka.
Dukungan yang memadai juga memerlukan sistem yang mahir menangani kebutuhan administratif Anda, tanpa menguras waktu atau sumber daya keuangan Anda. Perangkat lunak penagihan biaya layanan hukum adalah salah satu sistem yang harus ada di kantor Anda agar membantu staft Anda untuk membuat faktur klien yang cepat dan akurat.
Perencanaan yang Memadai
Seperti yang penulis katakan sebelumnya, pertumbuhan kantor membutuhkan perencanaan yang tepat. Anda tidak akan menjadi sukses dengan keberuntungan sederhana. Sebagian besar klien tidak kebetulan berjalan melewati pintu, dan uang tidak masuk begitu saja ke rekening bank Anda. Anda perlu menetapkan tujuan konkret untuk kantor dan mengembangkan rencana untuk mencapainya. Kantor hukum yang paling sukses memiliki rencana untuk tumbuh dan memahami tantangan signifikan yang ada dalam pasar hukum yang terus berubah dan berkembang. Dengan rencana strategis, Anda dapat mempersiapkan kemungkinan hambatan dan memposisikan perusahaan Anda untuk menghadapi fluktuasi industri dengan sebaik-baiknya.
Layanan Klien
Sebuah kantor hukum yang dikelola dengan baik secara konsisten memberikan layanan klien yang sangat baik kepada setiap kliennya karena manajemen praktik yang sukses meluas ke layanan klien yang sukses. Ini terjadi karena beberapa alasan:
- Manajemen yang efektif menciptakan budaya layanan pelanggan yang tinggi. Pengacara dan anggota staf menyadari harapan ini dan bekerja keras untuk memenuhinya.
- Manajemen kantor hukum yang efektif mencakup mekanisme untuk memastikan bahwa waktu dilacak secara akurat, sehingga klien ditagih dengan benar. Jenis praktik ini mengurangi keluhan klien. Ada juga proses untuk mempromosikan komunikasi klien yang memadai dan penggunaan waktu yang efisien untuk menyelesaikan tugas klien.
Rencana Pemasaran Yang Mahir
Pemasaran adalah landasan dari setiap bisnis yang sukses. Bagaimana Anda bisa menarik klien jika mereka tidak tahu bahwa Anda ada di sana dan apa yang Anda tawarkan? Manajemen praktik yang efektif harus mencakup strategi pemasaran yang menumbuhkan perusahaan, atau setidaknya mempertahankan profitabilitasnya. Rencana pemasaran yang menyeluruh mencakup kehadiran web dan media sosial, bersama dengan alat pemasaran tradisional seperti televisi dan/atau radio. Pelajari di mana klien ideal Anda kemungkinan akan mencari pengacara dan pastikan Anda tersedia untuk ditemukan.
Tinjauan Rutin
Manajer kantor hukum yang efektif terus mengawasi kesehatan kantor. Para manajer ini ingin mengenali masalah sebelum berubah menjadi masalah yang melumpuhkan dan mereka tahu bahwa ini memerlukan tinjauan rutin terhadap berbagai metrik, termasuk yang mengukur:
- Profitabilitas
- kepuasan klien
- Jam yang dapat ditagih
- Biaya overhead
- Pembayaran faktur
- Saldo dan transaksi akun terpercaya
Manajemen kantor hukum yang efektif tidak hanya terjadi tanpa usaha dari Anda. Lihatlah ciri-ciri umum ini dan identifikasi kesenjangan yang mungkin Anda miliki dalam proses manajemen Anda saat ini. Kemudian, ambil langkah-langkah untuk mengisinya sehingga Anda dapat secara proaktif bekerja untuk meningkatkan kesehatan praktik hukum Anda dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan kantor hukum Anda.
Undang-Undang Nomor 18 tahun 2003 tentang Advokat [unduh]
